Как добиться своего с помощью делового письма!

Автор: nobody , 11 Июнь 2009

Прежде чем отправлять или вообще составлять письмо, надо сделать так, чтобы его ждали. Созвонитесь с адресатом, в разговоре обозначьте, кто вы и чего хотите. Спросите также, в каком виде собеседник хочет получить информацию. Для начала определите цель, то есть то, чего вы хотите добиться при помощи письма, это позволит сократить его в несколько раз. При написании текста вы должны иметь в виду, что большинство людей (особенно принимающих решения) любят краткость. Лишняя же информация - повод усомниться, стоит ли иметь с вами дело. Если вы хотите, чтобы на письмо отреагировали быстро, его длина должна составлять максимум пять строчек. Важно понять одно: чем короче текст, тем легче он воспринимается. Указывайте конкретные факты и цифры. Размер любого письма не должен превышать одну страницу формата А4. В каждом абзаце - от трех до пяти тезисов по каждой позиции. Если вы не можете уложиться, попробуйте переформулировать. Чем ближе оформление письма к стандарту, тем лучше. Используйте стандартные шрифты (Times New Roman, Arial, Verdana). Следите за размером: если напишете слишком мелко, человек будет напрягаться, читая. Если же крупно - тут уже намек на то, что адресат плохо видит. Цвет текста - черный или темно-серый. Не надо использовать другие цвета: красный намекает на агрессивность, а синий цвет расслабляет. Сегодня в бизнесе принято называть человека по имени. По имени-отчеству нужно обращаться к представителям государственных или бывших таковыми организаций, где еще сохранились советские традиции, а также компаний, в которых большая часть сотрудников старше 45 лет. Не стоит использовать в конце письма пустые стандартные фразы, такие как благодарим вас за сотрудничество или с надеждой на… . Это ставит вас на позицию ниже, а общаться лучше на равных: форма прошения в бизнесе не приветствуется. У вас с получателем письма должны быть изначально установлены партнерские отношения. Постскриптум можно использовать, чтобы усилить значимость послания: Прошу вас уведомить о получении письма . Можно обозначить кратко суть, но простыми словами. В конце концов, можно добавить эмоциональную составляющую. Не используйте жаргон. Иногда одно слово может сыграть злую шутку. Также следите за грамотностью. Даже если текст интересный, но допущена орфографическая ошибка - адресат отметит только ее. Также не стоит использовать иносказания. Если у вас идет активная переписка по одной теме (по e-mail), отвечайте на предыдущее письмо так, чтобы оно цитировалось (на любом почтовом сервере есть функция Ответить ). Если же переписка логически завершена, начните новое письмо.

Filed under: Полезно
Отзывов нет

« Comments

Комментариев пока нет.

« Ваш отзыв